PA CEO, Amersfoort & Breda (32-40 uur) 5 May 8:47 AM (6 days ago)
Hele interessante vacature voor een ervaren PA:
Ben jij degene die rust brengt in de drukte, altijd overzicht houdt én de CEO een stap voor blijft? Dan zoeken wij jou! We zijn flink aan het groeien en zoeken naar een gedreven PA CEO, Amersfoort & Breda (32-40 uur).
Het betreft een nieuwe baan, dus je kunt je rol behoorlijk (wel in overleg natuurlijk) zelf inrichten!
Over de organisatie
KAM Consultants is een snelgroeiende en ambitieuze organisatie die opereert in een dynamische markt. Inmiddels is de organisatie gegroeid tot zo’n (bijna) 40 hardwerkende medewerkers. Onze CEO is gefocust op het realiseren van strategische groei en expansie. Om dit mogelijk te maken, zoeken we een proactieve, professionele en scherpe Personal Assistant (32-40 uur per week) die rust, structuur en overzicht brengt in de dagelijkse gang van zaken.
Functieomschrijving
Vanwege de harde groei en internationalisering heeft CEO Joost een ervaren PA nodig, die niet alleen hem assisteert, maar ook helpt met de (her)structurering en professionalisering van de organisatie. De ideale Personal Assistant is gewend aan een snel groeiende organisatie, snel te schakelen, actie te ondernemen en de collega’s aan afgesproken acties en deadlines te houden, is het aanspreekpunt en daarmee een buffer en weet bij te sturen waar nodig.
Als Personal Assistant zorg jij ervoor dat de CEO zich volledig kan richten op het uitbouwen van de organisatie. Jij fungeert als rechterhand, denkt mee op strategisch niveau, bewaakt prioriteiten en bent de verbindende factor tussen de CEO, het MT en de rest van de organisatie. Jij bent een natuurlijke organisator, een communicatiehub en hebt een sterk gevoel voor bestuurlijke verhoudingen.
Jouw taken als PA CEO bij KAM Consultants
Strategische ondersteuning:
- Bewaken en structureren van de strategische doelstellingen en prioriteiten van de CEO.
- Voorbereiden, structureren en opvolgen van MT-vergaderingen en strategische sessies.
- Signaleren van knelpunten in de uitvoering van strategische plannen en hier proactief op sturen.
- Meewerken aan het uitbouwen van nieuwe Business Units door plannen te vertalen naar operationele processen.
- Fungeren als klankbord en sparringpartner voor de CEO op zowel operationeel als strategisch niveau.
Organisatorische coördinatie:
- Eerste aanspreekpunt voor interne en externe stakeholders namens de CEO.
- Coördineren en bewaken van actiepunten voortkomend uit vergaderingen, overleggen en strategische trajecten.
- Zorgen voor heldere communicatie tussen de CEO en het MT / medewerkers.
Operationele ondersteuning:
- Beheer van de agenda, e-mail en correspondentie van de CEO.
- Plannen, voorbereiden en coördineren van afspraken, events.
- Proactief meewerken in nieuwe Business Units.
- Verzorgen van notities, presentaties en opvolging van communicatie.
Ben jij de ideale kandidaat?
Opleiding en ervaring
- HBO/WO werk- en denkniveau.
- Minimaal 5 jaar ervaring als Personal Assistant, Executive Assistant of in een vergelijkbare rol.
- Ervaring in een snelgroeiende organisatie of scale-up is een pré.
- Aantoonbare ervaring met projectcoördinatie.
Talenkennis
- Uitstekende beheersing van zowel de Nederlandse als Engelse taal, in woord en geschrift.
Vaardigheden en competenties
- Sterk in structureren, organiseren en prioriteren.
- Communicatief vaardig op alle niveaus.
- Discreet, integer en stressbestendig.
- Proactieve werkhouding, denkt mee en vooruit.
- Zeer vaardig met tools zoals MS Office, Google Workspace, projectmanagementtools.
Persoonlijkheid
- Vertrouwenspersoon met een natuurlijk overwicht.
- Kritisch, scherpzinnig en diplomatiek.
- Flexibel en hands-on mentaliteit.
- Loyaal, dienstverlenend en representatief.
Mobiliteit
- Bereidheid om actief en zichtbaar aanwezig te zijn op de hoofdlocatie in Amersfoort en regelmatig op locatie Breda.
Dit bieden we jou
- Impact: een sleutelpositie waarin je direct invloed hebt op de effectiviteit van het leiderschapsteam en de strategische groei van de organisatie.
- Persoonlijke groei: een uitdagende functie met veel ruimte voor eigen initiatief en (persoonlijke) ontwikkeling in een snelgroeiende organisatie.
- Arbeidsvoorwaarden: een salaris tussen € 3.500 – € 5.000, afhankelijk van ervaring.
- Teamwork: een informele en ambitieuze werksfeer waarin samenwerking centraal staat, en waar we successen samen vieren.
- Fijne werkomgeving: een dynamische werkplek op twee inspirerende locaties, met een prettige werksfeer en voldoende ruimte voor flexibiliteit.
Waarom KAM Consultants jouw volgende stap is
KAM Consultants is een toonaangevend adviesbureau op het gebied van kwaliteit, arbo, veiligheid, milieu, duurzaamheid en informatiebeveiliging. Ons team van experts adviseert en ondersteunt organisaties bij het implementeren en onderhouden van managementsystemen, het voldoen aan wet- en regelgeving en het verbeteren van de algehele veiligheids- en duurzaamheidsprestaties. Dit doen wij samen, als team, en in samenwerking met externe partners. Onze dynamische aanpak zorgt ervoor dat we constant in beweging zijn, altijd zoekend naar de beste oplossingen voor onze klanten én voor ons team. We werken open en transparant — bij ons ben je altijd op de hoogte van de nieuwste ontwikkelingen en de impact van je werk.
Interesse in deze mooie vacature: PA CEO, Amersfoort & Breda (32-40 uur)
Neem contact op!
Heb je vragen over deze functie of heb je al besloten dat je deel wilt uitmaken van het team? Neem dan contact op met me (Franziska) op onder vermelding van “Personal Assistant, Amersfoort & Breda”. We kijken uit naar jouw sollicitatie!
Ontdek waarom werken bij ons jouw volgende geweldige stap kan zijn
Gegarandeerd succesvol:
Werk in een omgeving die succes en groei belooft, zowel voor jou als voor onze klanten en maakt echt impact.
Ambitieus:
Word onderdeel van een team dat streeft naar niets minder dan uitmuntendheid in alles wat we doen.
Zelfstandig én teamgericht:
Werk zelfstandig aan uitdagende opdrachten, maar geniet ook van de steun en samenwerking van een hecht team.
Persoonlijk:
Ervaar een bedrijfscultuur die gericht is op het welzijn en de ontwikkeling van elk individu waarbij jouw ontwikkeling centraal staat.
Opm.:
PA Online heeft deze PA CEO vacature in exclusiviteit. Ben je geïnteresseerd en stuur je je cv rechtstreeks aan KAM Consultants? Dan wordt deze nadien aan mij doorgestuurd, hetgeen betekent dat je dan mogelijk kostbare tijd verliest. Kortom, interesse? Stuur dan je cv direct aan mij. Dank je en graag tot snel!
Managementondersteuner voor 36 uur per week, Amersfoort 2 May 5:03 AM (10 days ago)
In samenwerking met een bevriend bureau zoeken wij voor de Gemeente Amersfoort een Managementondersteuner voor 36 uur per week. In eerste instantie op tijdelijke basis, maar het is de bedoeling na (bijna) een jaar in vaste dienst!
- Startdatum: 19-05-2025
- Sollicitatiegesprekken zijn live op het Gemeentehuis
- Salaris Euro 3.000-3.500 bruto per maand, afh. van leeftijd en ervaring
- Bij aanvang van de opdracht ontvang je op jouw eerste dag een laptop en indien noodzakelijk een telefoon vanuit Gemeente Amersfoort. Werken op eigen laptop en telefoon is niet toegestaan.
Managementondersteuner (36 uur)
Voor de veelzijdige ondersteuner die alles uit handen neemt
Ontdek de mogelijkheden die Amersfoort te bieden heeft bij onze dynamische afdeling Interne Dienstverlening (IDV). Hier gaan we verder dan alleen het geven van hoogwaardige en duurzame dienstverlening aan het bestuur, collega’s en samenwerkingspartners. De afdeling IDV is jouw kans om actief deel uit te maken van een team dat streeft naar innovatie en organisatieontwikkeling. Als jij deel wilt uitmaken van een groep professionals die gedreven is om onze organisatie te ontzorgen, dan nodigen we jou uit om met ons mee te groeien en een grote bijdrage te leveren aan onze ambitieuze doelen. Welkom bij IDV Amersfoort, waar jouw talenten en inzet de sleutel zijn tot het succes van onze missie.
Jouw rol
Als managementondersteuner ben je samen met je collega’s verantwoordelijk voor de ondersteuning van afdelings-, team- en/of programmamanagers. Je beheert de agenda’s en mailboxen, maakt afspraken met externe partners en ontzorgt de managers door alle operationele taken uit handen te nemen. Je kunt hierbij denken aan:
- Afspraken plannen, vergaderruimtes boeken en lunches regelen.
- Beheer van agenda’s en mailboxen.
- Geschenken bestellen, ziek- en betermeldingen bijhouden.
- Representatieve taken vervullen en overleggen en bijeenkomsten notuleren.
Daarnaast hebt contact met uiteenlopende partijen: van inwoners en ondernemers tot raadsleden en andere (overheids-) organisaties.
Je bent ook de ogen en oren van de manager op de afdelingen. Je signaleert onderwerpen die spelen en aandacht behoeven. Daarnaast ben je een sparringpartner voor de manager, omdat je de collega’s van de afdeling kent. Je pakt zaken op en komt met verbetervoorstellen. Het is een afwisselende en verantwoordelijke baan waarbij zelfstandigheid, structuur en overzicht verwacht wordt.
Hier ga je aan de slag
Amersfoort is een groeiende stad, die zich in hoog tempo ontwikkelt. Een stad vol duurzame en sociale initiatieven waarbij iedereen mee kan doen. In 2023 leverde dat ons zelfs de internationale titel European City of the Year op. Zo’n 1.500 collega’s zorgen ervoor dat Amersfoort een geweldige stad blijft om in te wonen, werken en leven. Dat doen we samen met de stad; met inwoners, ondernemers, vrijwilligers en partners. Collega’s waarderen de positieve, resultaatgerichte en collegiale werksfeer.
De afdeling IDV biedt kwalitatief hoogwaardige en duurzame dienstverlening aan het bestuur, de collega’s binnen de organisatie en onze samenwerkingspartners. De afdeling bestaat uit drie teams: het team Opgaven, team Managementondersteuning en het team Services en Dienstverlening Bestuur.
Met wie werk je samen
Als managementondersteuner ben je onderdeel van een team waarmee je samen verantwoordelijk bent voor de ondersteuning van meerdere afdelingen. Je bent het eerste aanspreekpunt voor één of meerdere managers, maar achter de schermen zorg je er samen voor dat het werk gedaan wordt. Je stemt samen de werkzaamheden en werkdagen op elkaar af en vervangt elkaar waar nodig bij ziekte, piektijden en vakantie. Continuïteit, kwaliteit en flexibiliteit van de ondersteuning staan centraal. We doen het samen.
Dit bieden we jou
Werk dat er echt toe doet: hier kun je verschil maken voor de stad. Bij Gemeente Amersfoort werk je in een compacte organisatie aan grote opgaven. We bieden alle ruimte om je talenten verder te ontwikkelen en investeren in je groei. Je krijgt vertrouwen en verantwoordelijkheid, in een organisatie die veel van je vraagt maar ook veel mogelijk maakt.
Dit breng je mee
- Je hebt een opleiding op mbo+ niveau afgerond;
- Je hebt een aantal jaren ervaring in een vergelijkbare functie;
- Je kunt scherp formuleren;
- Je hebt goede communicatieve vaardigheden, zowel schriftelijk als mondeling;
- Je bent zorgvuldig, stressbestendig en proactief;
- Je bent een teamspeler met een positieve houding die van aanpakken weet en vindt het een uitdaging om mee te denken in veranderingen en verbeteringen.
Interesse?
Neem dan héél snel contact met me (Franziska) op. Bij voorkeur via je uitgebreide cv met foto en gedane werkzaamheden. Dan spreken we elkaar snel!
PA / Bestuurssecretaris, 4 dagen per week, Den Haag (ingevuld) 23 Apr 12:28 PM (18 days ago)
Wil jij altijd op de hoogte zijn van alles wat er speelt? Ben je graag de spil in een internationale en multiculti organisatie? De steun en toeverlaat van de Directeur en de persoon waar iedereen zich graag tot richt?
Ja? Lees dan snel verder!
De rol: PA / Bestuurssecretaris, 4 dagen per week, Den Haag
Wij zoeken voor ‘International Statistical Institute’ (ISI) een PA / Bestuurssecretaris die de strategische schakel vormt tussen de directeur, de Executive Committee (EC) en de Council. Je coördineert de bestuurlijke overleggen.
Je stelt de agenda op, zorgt voor heldere, kort, bondige maar duidelijke verslaglegging en bewaakt je agendapunten. Je kijkt met een scherp oog naar de kwaliteit en routing van de aangeleverde stukken.
Je bent bereid om 1 tot 2 keer per jaar voor 2 dagen met de directeur mee te reizen voor de EC vergaderingen die – naast eenmaal per jaar in Den Haag – overal ter wereld plaatsvinden.
Je bent een geboren procesmanager die zorgt voor efficiënte en doelmatige besluitvormingsprocessen binnen de organisatie in samenhang met betrokken stakeholders. En zijn er besluiten genomen, dan zorg je dat de hele organisatie daarvan op de hoogte wordt gesteld. Je bent in staat procesmatige verbeteringen door te voeren. Je bent communicatief ingesteld, hebt een breed cultureel bewustzijn en werkt nauwkeurig. Je signaleert tijdig knelpunten, denkt vooruit en zorgt voor oplossingen (bij voorkeur al voordat de problemen zich voordoen).
Voor de directeur ben je de ondersteuner voor governance vraagstukken en bewaak je de naleving van de wet- en regelgeving. Je werkt hierin zeer zelfstandig. Verder werk je mee en ben je de coördinator van verschillende projecten.
Als PA / Bestuurssecretaris rapporteer je rechtstreeks aan de directeur.
Jouw taken in het kort
- Ondersteunen van de directeur
- Zelfstandig voorbereiden, notuleren en opvolgen van EC en Council vergaderingen en de Algemene Leden Vergadering (1x per maand 1 uur online, vaak in de avond, en 1x per jaar op locatie, soms in Den Haag en soms ergens anders)
- Verantwoordelijk voor de jaarplanning van het Permanent Office en monitoren van processen en het communiceren hierover met directie en collega’s van Permanent Office
- Programmamanager voor team-overstijgende projecten zoals AVG, compliance of structuur van documentbeheer
- Officemanagement.
Jouw kennis en ervaring
- HBO werk- en denkniveau
- Een goed begrip van bedrijfsmatige processen en compliance vraagstukken
- Minimaal 10 jaar ervaring in een vergelijkbare functie
- Ervaring met coördineren
- Uitstekende mondelinge en schriftelijke communicatievaardigheden in zowel het Engels als Nederlands
- Uitstekende kennis van Microsoft Office
- Juridische kennis is een pre
Jouw competenties en persoonlijke kenmerken
- Een intrinsieke motivatie om steeds weer nieuwe mogelijkheden te verkennen
- Het vermogen om zelfstandig en in teamverband te werken
- Uitstekende organisatorische vaardigheden en aandacht voor detail
- Vermogen om te multitasken, prioriteiten te stellen en snel te schakelen in een dynamische omgeving
- Pro-actief, resultaatgericht, daadkrachtig en hands-on
Arbeidsvoorwaarden
- Tijdelijk contract voor 1 jaar met optie op verlenging
- Salaris is maximaal € 5.659 bruto voor 38 uur per week
- 8% vakantiegeld
- Reiskostenvergoeding van EUR 0,23 per km of 100% vergoeding openbaar vervoer op basis van tweede klas (het kantoor van ISI ligt naast het metrostation Leidschenveen)
- Hybride werken: maandag en donderdag op kantoor, de andere dagen naar keuze thuis of op kantoor
- 24 vakantiedagen per jaar en vanaf 40 jaar 25 vakantiedagen, vanaf 45 jaar 26 vakantiedagen en vanaf 50 jaar 27 vakantiedagen; 5 mei en 1 religieuze dag naar keuze zijn vaste feestdagen
- Deelname aan het pensioenfonds
Over het International Statistical Institute
Het International Statistical Institute (ISI) is een niet-gouvernementele organisatie zonder winstoogmerk, opgericht in 1885. ISI is een internationale vereniging waarbij nationale statistiek bureaus, centrale banken, wetenschappelijke instellingen en bedrijven zijn aangesloten. Wij hebben leden uit meer dan 130 landen. We verbinden onze leden en delen de meest recente ontwikkelingen op het gebied van statistiek en data science. We bieden wetenschappelijke content van hoge kwaliteit op onze wetenschappelijke congressen en in onze tijdschriften. Via onze strategische prioriteit Capacity Building ondersteunen wij de ontwikkeling van statistici over de hele wereld. Ons werk en onze invloed binnen de internationale statistische gemeenschap wordt gesteund door commissies, special interest groepen en regionale netwerken.
Het grootste evenement van ISI is het tweejaarlijkse World Statistics Congress (WSC). Het brengt duizenden statistici bijeen op steeds weer een andere locatie in de wereld. Daarnaast organiseren wij Regionale Statistische Conferenties (RSC’s), talrijke kleinere bijeenkomsten, workshops en webinars, onder auspiciën van het ISI en zijn zeven Associations.
Het ISI Permanent Office (PO) is gevestigd in Den Haag in het pand van het Centraal Bureau voor de Statistiek en bestaat uit een team van 11 personen. Dit team is verantwoordelijk voor de financiële en ledenadministratie van ISI en de Associations, voor de organisatie van het WSC en de RSC’s, voor de ondersteuning van de Executive Committee, de Council en Committees en draagt bij aan de uitvoering van de strategische prioriteiten.
Interesse of meer weten over deze mooie rol: PA / Bestuurssecretaris, 4 dagen per week, Den Haag?
Neem dan snel contact met me (Franziska) op. Bij voorkeur via je uitgebreide cv met foto en gedane werkzaamheden. Dan spreken we elkaar snel! Of wil je eerst even bellen? 0255 500048.
Geselecteerde kandidaten zal worden gevraagd een bewijs van goed gedrag en een recente referentie te verstrekken.
P.S.: Rechtstreekse sollicitaties aan ISI worden naar ons doorgestuurd.
Office Manager / Notarieel Secretaresse 15 Apr 4:38 AM (27 days ago)
Voor een stijlvol notariskantoor in Utrecht zoeken wij een Office Manager / Notarieel Secretaresse, 32-40 uur per week, op locatie.
Voor jou:
- E 2.500-4.100 bruto/maand, afh. van leeftijd en ervaring
- Goede secundaire arbeidsvoorwaarden
- Een zelfstandige functie in een klein hardwerkend team
- Saamhorigheid en een fijne werksfeer
- Mogelijkheden voor persoonlijke ontwikkeling
Van jou:
- Afgeronde Directiesecretaresse of Juridisch/Notarieel Secretaresse opleiding
- Minimaal 2 jaar ervaring als Notarieel / Juridisch Secretaresse / Office Manager op een juridisch kantoor
- Uitstekende beheersing van MS Office en de Nederlandse en Engelse talen
- Fulltime beschikbaar
- Wonend in Utrecht of Utrecht regio.
Wat ga je doen?
Jij bent de onmisbare spil binnen dit kleine, hechte en professionele team. Samen met twee Notarissen zorg je ervoor dat alles op rolletjes loopt – zowel aan de voorkant (klantcontact, ontvangst, communicatie) als achter de schermen (planning, dossiers, aktes en organisatie).
- Complex agendabeheer, e-mail en correspondentie
- Klantgericht relatiebeheer
- Voorbereiden en uitwerken aktes, openen en beheren van nieuwe dossiers
- Sterk monitoren van passeerdata aktes en deadlines, versturen naar het Kadaster
- Gegevens in digitale registers controleren
- Office management
- Alles wat verder ter tafel komt.
Wat verwachten wij van jou?
Behalve een HBO werk- en denkniveau ben je een accurate Secretaresse, bij voorkeur binnen een Notariaat of Advocatenkantoor. Je houdt van klantcontact en relatiebeheer, het verwelkomen van gasten en het ondersteunen van beide Notarissen en hun team. Je bent representatief en je kunt goed samenwerken binnen een klein team.
Over het kantoor
Je komt terecht in een stijlvol, kleinschalig notariskantoor in een prachtig pand in Utrecht. Hier werk je in een klein, professioneel team dat gaat voor kwaliteit en persoonlijke aandacht. De sfeer is informeel en betrokken. We werken hard, maar maken ook tijd voor elkaar. Iedereen heeft zijn of haar eigen verantwoordelijkheden, en we vertrouwen op elkaars expertise. Het is echt een zelfstandige baan!
Is deze Office Manager / Notarieel Secretaresse-rol je op het lijf geschreven?
Neem dan direct contact met me op! Bij voorkeur via je uitgebreide cv met foto en gedane werkzaamheden. Dan neem ik weer snel contact met jou op. Graag tot snel!
Of ben je eigenlijk toch meer op zoek naar de Notarisklerk / Notarieel Medewerk(st)er-rol bij dit kantoor?
Notarisklerk / Notarieel Medewerk(st)er 14 Apr 4:15 PM (27 days ago)
Voor een Notariskantoor in Utrecht zoeken wij een fulltime Notarisklerk / Notarieel Medewerk(st)er.
Voor jou:
- E 3.000-4.500 bruto/maand, afh. van leeftijd en ervaring
- Goede secundaire arbeidsvoorwaarden
- Een zelfstandige functie in een klein hardwerkend team
- Saamhorigheid en een fijne werksfeer
- Mogelijkheden voor persoonlijke ontwikkeling
Van jou:
- Een afgeronde hbo-opleiding Notarieel Recht
- Minimaal 2 jaar ervaring als Notarisklerk / Notarieel Medewerk(st)er
- Uitstekende beheersing van MS Office en de Nederlandse en Engelse talen
- Een nauwkeurige, klantgerichte en collegiale werkhouding
- Fulltime beschikbaar en wonend in Utrecht of Utrecht regio.
Jouw werkzaamheden zullen vooral bestaan uit:
- zelfstandig behandelen van dossiers op het gebied van ondernemingsrecht en familievermogensrecht
- voorbereiden en opstellen van akten
- voorbereiden en opstellen van nota’s van afrekening
- contact hebben en onderhouden met onze klanten, zowel telefonisch als schriftelijk
- verdere administratieve werkzaamheden zoals het opstellen van declaraties, het bijhouden en archiveren van dossiers
- In samenwerking met de Notarieel Secretaresse het aanmaken van dossiers, het uitvoeren van onderzoeken en het opvragen van stukken.
Je werkt in teamverband, maar hebt ook je eigen verantwoordelijkheden. Op een verantwoordelijke, klantgerichte en flexibele manier verzorg je juridische dienstverlening. Je bent niet bang om informeel te communiceren en digitaal werken is je op lijf geschreven.
Over het kantoor
Je gaat werken in een zeer betrokken en klein hecht team. Er heerst een prettige sfeer en er wordt hard gewerkt. Samenwerken, klantrelaties en accuraat werken staan hoog in het vaandel. Je hebt je eigen taken en werkzaamheden. Een zelfstandige baan dus! Het notariskantoor bevindt zich in een statig pand.
Is dit de baan die je zoekt?
Ben jij de Notarisklerk / Notarieel Medewerk(st)er in Utrecht (regio) die we zoeken voor onze opdrachtgever? Dan ontvangen we graag zo spoedig mogelijk je uitgebreide cv, bij voorkeur met foto en vermelding van je gedane werkzaamheden. Neem snel contact met ons op!
Of ben je eigen toch meer op zoek naar de Notarieel Secretaresse-rol bij dit kantoor?
Executive Assistant Media, Amsterdam (ingevuld) 28 Mar 3:15 AM (last month)
On behalf of our client in TV media we are looking for a seasoned Executive Assistant Media.
About the company
Lights, camera, action! Our client is a trailblazer in television production, bringing captivating stories. Their fast-paced, high-energy environment is where creativity meets execution. To keep the show running smoothly, we’re looking for a superstar Executive Assistant Media to support the visionary founders and dynamic managing director. If you thrive in the media industry and love the buzz of TV production, this role is made for you!
The role
The very experienced Executive Assistant Media assists the Founders and the Managing Director with their daily business. Taking away the duties they should not have to worry about. Especially one of the Founders is looking for very structured agenda management with some room to breathe, travel and logistics to be organized to a tee, discretion and being able to handle those extremely dynamic days.
Responsibilities
- Be the right-hand person to the Founders and Managing Director – keeping schedules, projects, and priorities in check.
- Master the art of juggling complex calendars, meetings, and appointments.
- Prepare Board and MT meetings, take minutes.
- Plan seamless national and international travel – think VIP treatment all the way.
- Handle top-secret information with the utmost discretion (spy skills not required, but helpful!
). - Act as the friendly, go-to liaison between executives and internal/external stakeholders.
- Create stunning reports, presentations, and correspondence that impress every time.
- Keep the office running like a well-oiled machine – organization is your superpower.
- Play a key role in TV production logistics – scheduling, talent coordination, and all the behind-the-scenes magic.
- Bring your event-planning skills to the table for media-related gatherings.
- Stay one step ahead, anticipating the needs of the executives and proactively handling priorities.
Requirements re the Executive Assistant Media
- A proven track record as an Executive Assistant, ideally in the media or television world.
- A natural organizer with a proactive, can-do attitude.
- Stellar communication skills in both English and Dutch.
- Cool under pressure – tight deadlines don’t scare you.
- A trustworthy confidant who understands the importance of discretion.
- Tech-savvy with Microsoft Office Suite and scheduling tools.
- Familiarity with TV production.
- Adaptable, flexible, analytical, fast, anticipating, observant and ready to roll with the ever-changing world of media.
- No 9-5 mentality.
What is in it for you?
- Salary up to E 5,500 gross per month.
- Swell fringe benefits (because we know great talent deserves great rewards).
- A front-row seat in an exciting media company where no two days are the same.
- A buzzing, creative work environment in Amsterdam.
- The chance to be part of high-profile television productions that make an impact.
If you’re an experienced Executive Assistant with a passion for media and TV, we want to hear from you! Ready to be part of the action? Apply now and let’s make great things happen together!
Secretaresse, 24-32 uur per week, regio IJmuiden of Utrecht (ingevuld) 26 Feb 1:07 PM (2 months ago)
Voor een heel leuke no nonsense organisatie met vestigingen in regio IJmuiden, Utrecht en Tilburg zijn we op zoek naar een spontane hands-on Secretaresse. Je bent aanspreekpunt van de organisatie, regelt en managet de dagelijkse gang van zaken en zorgt ervoor dat het kantoor en de vergaderruimtes er verwelkomend uitzien.
Voor jou:
- Salaris max € 3.750 bruto per maand bij fulltime, afh. van leeftijd en ervaring
- Goede secundaire arbeidsvoorwaarden, waaronder een ‘groen pensioen’
- 26 vakantiedagen, 8% vakantiegeld en reiskostenvergoeding vanaf 10 km á € 0,23 per km of volledige reiskostenvergoeding bij gebruik van het ov
- Hybride werken, laptop en telefoon van de zaak, bedrijfsfitnessregeling, uitgebreide onboarding, mentor
- Persoonlijke ontwikkeling via diverse cursussen en trainingen
- Goede collegiale no nonsense sfeer, samen lunchen, fruit, vrijmibo en verschillende teamuitjes
- In eerste instantie een tijdelijk contract, met uitzicht op een vaste aanstelling
Van jou:
- 24-32 uur per week beschikbaar, hybride
- Afgeronde Secretaresse / Management Assistent opleiding
- Minimaal 2 jaar secretariële werkervaring
- Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift
- Uitstekende beheersing van MS Office
- Klant- en servicegerichte instelling
- Accuraat, discreet, spontaan en betrouwbaar
Als Secretaresse, 24-32 uur per week, bij deze organisatie ziet je dag er als volgt uit:
Je bent de spil van de vestiging en het aanspreekpunt voor de Vestigingsmanager en je collega’s. Met jouw spontaniteit, collegiale en verwelkomende manier van werken zorg je voor het behoud van de fijne werksfeer. Dit wordt zowel intern als extern gevoeld.
Je werkt vanuit de centrale workflow tezamen met de andere Secretaresses m.b.t.:
- Het voorbereiden, controleren en redigeren van offertes en rapporten
- Je ondersteunt de Vestigingsmanager
- Je ondersteunt de teams in hun projecten m.b.t. o.a. bodem, arbo en veiligheid wat betreft offertes, agenda, projectdossier, mailbox, planning, notulen.
- Je bent de (klant)vriendelijke liaison tussen de organisatie, je collega’s, de klanten en bezoekers
- Je zorgt verder voor een verwelkomende kantooromgeving, vergader accommodatie, regelt het officemanagement, incl. de voorraden.
Je waarborgt de kwaliteit van de uitgaande correspondentie, zowel op het gebied van de Nederlandse taal als de huisstijl van onze klant. Je bent communicatief sterk en beantwoordt inkomende telefonische oproepen van onze opdrachtgevers doortastend, efficiënt en correct.
Het secretariaat werkt in een team vanuit de drie vestigingen. De Secretaresses zijn hecht en werken als een geolied team met een goede onderlinge verdeling. Allen werken er hard aan de organisatie op rolletjes te laten lopen. Je werkt daarom sterk samen met je collega Secretaresses van de verschillende vestigingen.
Woon je in Utrecht (regio) of regio IJmuiden? Afhankelijk van je woonplaats kun je op de vestiging in je regio werken.
De organisatie
De organisatie heeft naam gemaakt in onderzoeken en het begeleiden van projecten in bodem, veiligheid, civiele techniek en asbest (verwijdering). De ruim 100 collega’s hebben innovatieve en ‘out of the box’ advies en oplossingen omtrent aanpak, uitvoering en nazorg voor onze klanten: (project)ontwikkelaars, overheidsorganisaties, aannemers en vastgoedbeheerders.
Verder viert de organisatie graag de successen, richt je je werk zelfstandig in en heb je je eigen verantwoordelijkheid over je werk. Natuurlijk in goede afstemming met je collega’s.
Interesse?
Ben jij de Secretaresse, 24-32 uur per week, die wij zoeken in regio IJmuiden of Utrecht? Stuur ons je sollicitatie en vertel ons wie je bent, wat jouw ambities zijn en waarom je bij ons past! Heb je nog vragen? Mag je natuurlijk ook even bellen: 0255 500048.
Andere huidige vacatures:
SPOED: PA a.i. Amsterdam, op locatie (ingevuld) 6 Feb 4:56 AM (3 months ago)
Voor een opdrachtgever in Amsterdam zoeken wij met spoed een PA voor 32 uur per week.
- Start: maandag a.s.
- Aantal uren per week: 32
- Periode: 10 februari 2025 t/m …..
- Hybride? Nee, op locatie
- Reden: tijdelijke vervanging tijdens wervingsperiode PA voor vast
Werkzaamheden zijn ondersteuning van één van de Directeuren, waarbij
- het complexe agendabeheer het allerbelangrijkst is
- regelen en organiseren van meetings, hotels, transfers, diners etc.
- vergaderingen voorbereiden, bijwonen en notuleren
- regelen van uitjes etc.
- assisteren bij projecten.
Meer weten? Per direct beschikbaar? Neem dan snel contact met me op!
SPOED: interim PA klus in Amsterdam, geen zzp 5 Feb 4:29 AM (3 months ago)
Via een samenwerkend bureau zoeken wij met spoed een PA die z.s.m. kan invallen bij een financiële organisatie in Amsterdam.
Quote:
The team
As Personal Assistant you are part of the team consisting of support staff, you work closely with the other Personal Assistants in the Head Quarters team. In this role you support the Global Legal Head of Corporate Legal Affairs. She manages the CLA department which consist of 35 employees in 3 teams; Corporate Legal, Corporate Affairs and Corporate Legal Operations. The department is the linking pin between the boards and the overall Legal function by delivering proactive advice ensure flawless Corporate Legal and Governance (boards) processes and corporate housekeeping. Since the BM&S team is currently not fully staffed you work closely with the other Personal Assistants in the Head Quarters team, you replace each other when needed.
Roles and responsibilities
The challenge in this role is to manage the day-to-day schedule with great energy and effectiveness to ensure the Global Legal Head can focus on the most important and relevant tasks, whilst delegating effectively all other tasks. You schedule and coordinate the (digital) meetings, including preparation of agendas, distribution of meeting documents. Operating a range of administrative activities, for instance make all travel and accommodation arrangements.
About you
- You have similar PA (3+ year) work experience in an international environment.
- Bachelor s degree in office management or secretarial education
- Excellent organizational and time-management skills
- Strong attention to detail and ability to prioritize tasks.
- Fluent MS Office skills (Outlook, Excel, Word and PowerPoint, SharePoint and MS Teams)
- Good organizational skills and structured way of working, focus and attention to detail.
- Good problem-solving skills, active listening.
- A ‘can do’ mentality
- High level of confidentiality, working with sensitive topics and senior management of our client
- Strong written and verbal communication skills in English
- Ability to work independently and as part of a team
Unquote:
Er wordt hybride gewerkt. Dinsdag en donderdag zijn kantoordagen.
Interesse in deze tijdelijke PA rol?
Zo ja, neem dan direct contact met me op. Bij voorkeur via toezending van je uitgebreide cv met foto en gedane werkzaamheden. Tot snel!
Bestuurssecretaresse Arnhem (on hold) 3 Feb 2:20 AM (3 months ago)
Voor de Raad van Bestuur van een adviesorganisatie in Arnhem zoeken wij een Bestuurssecretaresse, fulltime.
Voor jou:
- Mooi marktconform salaris
- Goede secundaire arbeidsvoorwaarden
- Deelname in de winstdeling
- Fijne werksfeer
- Hybride werken
Van jou:
- Ervaring als Secretaresse Raad van Bestuur
- Uitstekende beheersing MS Office
- Uitstekende beheersing Nederlands en Engels
- Integer, betrouwbaar, snel schakelend, fijne collega
- Fulltime beschikbaar
Wat ga je doen?
Als Bestuurssecretaresse van deze organisatie ondersteun je de Voorzitter van de Raad van Bestuur bij zijn dagelijkse werkzaamheden. Je anticipeert en signaleert, bent de poortwachter.
- Complex agendabeheer
- Beheer mailbox en verzorging correspondentie
- Bijwonen van verschillende vergaderingen, voorbereiden agenda, verzamelen stukken en notuleren, distribueren
- Regelen en organiseren van afspraken, vergaderlocaties, reizen en de transfers, hotels, lunches en diners
- Regelen en organiseren van uitjes, heidagen en alles wat verder ter tafel komt.
Is dit de baan die je zoekt? Neem dan z.s.m. contact met ons op. Bij voorkeur via de verzending van je uitgebreide cv met foto en gedane werkzaamheden via het reactieformulier aan de rechterzijde. Graag tot snel!